Mit jelent a veszteség egy haderő számára? Minden olyan eset, esemény, amelynek során a katona végérvényesen vagy időlegesen elveszíti harcképességét, vagyis szolgálatképtelenné válik, veszteségnek számít. Így a veszteség típusai közé soroljuk az elhalálozást, a hadifogságba jutást, a sebesülést, a betegséget és a nyomtalanul eltűnést.

A veszteségi nyilvántartást a háború kitörésekor központosították, ami a kezdeti időszakban jó döntésnek bizonyult. A veszteségek regisztrálásával csak a bécsi cs. és kir. Hadügyminisztérium foglalkozott, a háború azonban elhúzódott, a veszteségek folyamatosan növekedtek, az adatok zúdultak a Hadügyminisztérium apparátusára, amelynek kapacitása nem tudott lépést tartani. Kézenfekvő volt a Vöröskereszt bevonása a nyilvántartásba, ahol elsősorban a sebesültekre, betegekre és a hadifogságba esettekre, valamint 1915 decemberéig a hadisírokra vonatkozó adatokat is gyűjtötték. A háború végén a Vöröskereszt is adott ki kimutatásokat, amihez az adatokat a hadviselő felek nemzeti vöröskeresztes szervezetei kölcsönösen eljuttatták egymáshoz.

A csapatoktól alapvetően két irányból érkeztek az adatok a központi nyilvántartásba. A csapattestek gazdasági hivatalai meghatározott időszakonként, általában hetente vagy jelentősebb harccselekményeket követően készítették el veszteségi jelentéseiket, amelyeket közvetlenül a cs. és kir. Hadügyminisztérium 10. osztályához juttattak el. A csapattestek tábori lelkészei pedig vezették a halotti anyakönyveket. Az egészségügyi intézmények halotti anyakönyveit az intézmények lelkészei vezették. A halotti anyakönyvek rendszerint három példányban készültek. Betegekről és sebesültekről az egészségügyi intézmények a Vöröskereszt bécsi központjához továbbították az adatokat. A hadifogságra jutottak adatait szintén a Vöröskereszt bécsi központja tartotta nyilván. A tudomására jutott adatokat feldolgozta, majd megküldte a Hadügyminisztérium 10. osztályához. A veszteségi lajstromok megjelenésével egy időben a Hadügyminisztérium a kiadott lajstromokat megküldte az összes törvényhatóság számára, majd a törvényhatóságok a lajstromok alapján értesítették az érintett hozzátartozókat.