A tudományos feltáró, feldolgozó munkánk alapján elkészült adatbázis alapvetően 6 forráscsoportra támaszkodik:
- a császári és királyi Hadügyminisztérium által hivatalosan kiadott veszteséglista,
- a HM HIM Hadtörténelmi Levéltárban található halotti anyakönyvek,
- a bécsi osztrák Hadilevéltárban (Kriegscharchiv) található halotti anyakönyvek,
- a pozsonyi szlovák Hadtörténeti Levéltárban található halotti anyakönyvek,
- a bécsi Hadilevéltárban őrzött, hadisírokra vonatkozó temetőkataszteri iratanyag,
- a Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltára megyei tagintézményei őrizetében lévő polgári halotti anyakönyvek I. világháborús halálesetekre vonatkozó bejegyzései.
Veszteséglista
A rendkívül nagy véráldozattal járó háború személyi veszteségeit nyomtatott formában az ún. Verlustliste (veszteséglista) tartalmazza, amit a császári és királyi Hadügyminisztérium sorszámozott füzetek formájában bocsátott ki Bécsben heti, esetenként napi rendszerességgel. A feldolgozás szükségességét az indokolta, hogy a több mint 700 számban megjelentetett veszteségi lajstromokhoz nem készült összevont névmutató, amely igencsak megnehezítette, szaktudás hiányában gyakorlatilag lehetetlenné tette a keresést, ugyanis a keresést kérő hozzátartozók többnyire nem ismerik az elhalálozás vagy a sebesülés idejét, sőt, éppen ezek után érdeklődnek.
Halotti anyakönyvek
A Hadtörténelmi Levéltárban közel 400 db világháborús halotti anyakönyvet őriznek. Az anyakönyvek csapattestenként rendezettek. Névmutató katalógus hiánya miatt a gyűjteményben történő kutatás szinte lehetetlen volt, ezért is volt szükség az anyakönyvek feldolgozására és adatbázisba rendezésére. 2016-ban a 211 darab I. világháborús halotti anyakönyv digitalizálását végeztük el, amelynek során közel 60 ezer felvétel készült.
A munka 2017-ben a bécsi Hadilevéltár és a pozsonyi Hadtörténeti Levéltár magyar vonatkozású, I. világháborús halotti anyakönyveinek digitalizálási munkálataival folytatódott, amelynek során a külföldi társintézmények segítségével összesen 347 anyakönyvet digitalizáltunk, összesen 58 ezer lapoldal terjedelemben. Az adatbázis elkészítéséhez nyújtott pótolhatatlan segítségükért köszönettel tartozunk külföldi partnerintézményeinknek, az Osztrák Állami Levéltár Hadilevéltárának és a Szlovák Hadtörténeti Intézet Hadtörténeti Levéltárának.
Kép: Halotti anyakönyvek a Hadtörténelmi Levéltárban
Kép: Császári és királyi 38. gyalogezred halotti anyakönyvének borítója
Kép: Császári és királyi 38. gyalogezred halotti anyakönyve
Temetőkataszteri iratanyag
A bécsi Hadilevéltárban csupán 351 doboznyi, az első világháborús temetőkatasztereket tartalmazó irat maradt fenn. Az iratokat országonkénti bontásban, a települések nevei szerint betűrendben lerakva őrzik.
Polgári halotti anyakönyvek
A forrásfeltárás célja volt, hogy a rendelkezésre álló katonai források mellett a polgári igazgatásban keletkezett dokumentumokat is feltárva a lehető legteljesebb veszteséglista készüljön, minél több első világháborús hősi halott azonosításával. A Magyar Nemzeti Levéltár a megyei tagintézményei (20 tagintézmény) őrizetében lévő polgári halotti anyakönyvekből, az 1914–1980 közötti időszakot felölelve, a jelenlegi országhatárok közötti településeket felölelően kigyűjtötte a Nagy Háborúban elhunyt hősi halottakat, illetve a nevezett forrásokból a rájuk vonatkozóan fellelhető valamennyi adatot Az adatgyűjtés során mintegy 8 millió anyakönyvi bejegyzést vizsgáltak meg.