Az Első Világháborús Centenáriumi Emlékbizottságtól kapott támogatás, illetve az akkori három stratégiai partner, a HM Hadtörténeti Intézet és Múzeum, 2016-ot megelőzően a HM hadisírgondozó szervezetei és a Magyar Nemzeti Levéltár Országos Levéltára között született megállapodás értelmében a Hadtörténeti Intézet és Múzeum 2015-ben feladatul kapta az 1914–1918 közötti magyar katonai áldozatvállalás adatainak feltárására, rendszerezésére és közzétételére irányuló tudományos igényi forráskutatásokra alapuló munka koordinálását. A megállapodásnak, valamint a Centenáriumi Emlékbizottságtól kapott rendszeres támogatásnak köszönhetően a feldolgozási munka 2015-től más veszteségi dokumentumokra is kiterjedt, és jelentősen felgyorsult.
A keresés és az adatbázis alapját képező adathalmaz az un. magyar honosságú katonákon alapul. Azokra koncentrál, akik bevonulásukkor az akkori Magyar Királyságban lévő településről vonultak be a haderőhöz, az ő esetükben a honosságnál a magyart (Ungarn) tüntették fel a lajstromokban. A rendelkezésre álló források nem tartalmaznak nemzetiségre utaló adatokat, így ennyi idő távlatában az iratokban jelzett településekre, vagyis a területi elvre támaszkodhattunk.
Ugyanakkor fontosnak tartottuk, hogy a hősi halottak – bár a legnagyobb áldozatot ők hozták a hazájukért – mellett adatbázisba foglaljuk a megsebesült, hadifogságba esett katonáinkat is, hiszen ők is komoly áldozatot hoztak a hazáért.
A feldolgozás során az adatok rögzítése távmunkában történt, és a beküldött anyagot kétlépcsős ellenőrzésnek vetettük alá. Az adatokat eredeti nyelven (németül), bármiféle változtatás vagy fordítás nélkül rögzítették, majd a havonta beküldött adatgyűjtő táblázatokat tartalmi, majd formai ellenőrzésnek vetettük alá. Ennek része a német kifejezések, helységnevek, stb. egységes fordítása is. A rögzített adattípusok:
- név,
- rendfokozat,
- csapattest (ezred, önálló zászlóalj),
- alegység (jellemzően század),
- ország,
- megye,
- születési hely,
- születési év,
- veszteségi eset típusa (hősi halál, sebesülés, hadifogság),
- veszteségi eset időpontja,
- veszteségi eset oka (ha ismert),
- veszteségi eset helyszíne (ha ismert),
- eltemetés helye (ha ismert),
- forrás(ok) megjelölése,
A több mint nyolc esztendeig tartó digitalizálási és feldolgozási munka eredményeképpen összességében több mint 1 500 000 magyar honosságú katonára vonatkozó feldolgozott adatsor, vagyis több mint 1 500 000 veszteségi esemény áll rendelkezésünkre, amelyből több mint 703 000 halálesetet, 528 000 sebesülést és 341 000 hadifogságra jutást dokumentál. A korabeli nyilvántartási rendszer sajátosságai miatt a hősi halottak esetében előfordulhat, hogy a keresett személy neve többször is előfordul az adatbázisban, ugyanis a veszteségi lajstrom mellett az ezred halotti anyakönyv, illetve az adott egészségügyi intézmény halotti anyakönyve vagy a hadisírokra vonatkozó temetőkataszteri iratanyag is tartalmazhatja a keresett személy nevét.
Az elmúlt 100 évben nem készült még ilyen veszteségi adatbázis, amely bemutatná a magyar katonák áldozatvállalását a Nagy Háborúban. Átfogó, nyolc évig tartó kutatási és adatbázis építési projekt zárul most le, amely egyben Az Első Világháborús Centenáriumi Emlékbizottság kiemelt, több éven át tartó támogatott programja is. Büszkék vagyunk rá, hogy a HM Hadtörténeti Intézet és Múzeum kezdeményezte és jórészt koordinálta ezt a hatalmas projektet a fenntartó Honvédelmi Minisztérium, valamint az Első Világháborús Centenáriumi Emlékbizottság támogatásával, a Magyar Nemzeti Levéltárral és Budapest Főváros Levéltárával együttműködve.
Az Európában is példa értékű tudományos projekt, az egész adatbázis tudományos igényű alapkutatásnak minősül, amely Kárpát-medencei jelentőségű.